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進出口業務辦理

進出口業務流程

  一.客戶詢盤:
  一般來說,客戶在下正式的PurchaseOrder之前,都會有相關的OrderInquiry給業務部,做一些細節上的了解。

  二.報價:
  對于出口產品的報價主要包括:產品的質量等級、產品的規格型號、產品是否有特殊包裝要求、所購產品數量的多少、交貨期的要求、產品的運輸方式、產品的材質等內容。
  比較常用的報價方式有: FOB“船上交貨”、CFR“成本加運費”、CIF“成本、保險費加運費”等形式。
  業務部應及時回復客戶查詢,確定貨物品名,型號,生產廠家,數量,交貨期,付款方式,包裝規格及柜型等,并發出ProformaInvoice給客戶做正式報價。

  三.訂單/簽約訂貨:
  貿易雙方就報價達成意向后,買方企業正式訂貨并就一些相關事項與賣方企業進行協商洽談,雙方協商認可后,需要簽訂《購貨合同》。
  在簽訂《購貨合同》過程中,主要對商品名稱、規格型號、數量、價格、包裝、產地、裝運期、付款條件、結算方式、索賠、仲裁等內容進行商談,并將商談后達成的協議寫入《購貨合同》。這標志著出口業務的正式開始。通常情況下,簽訂購貨合同一式兩份由雙方蓋本公司公章生效,雙方各保存一份。

  四.下生產訂單:
  得到客戶的訂單確認(PurchaseOrder)后,給工廠下訂單,安排生產計劃。

  五.業務審批:
  業務部收到訂單后,首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫,盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件,與工廠的收購合同。
  審核表要由業務員簽名,部門經理審批,再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的,或有預付款和傭金等條款的,要經公司總經理審批。合同審批之后,將PO制成銷售訂單,交給部門進程員跟進。


  六.落實付款方式(信用證)
  比較常用的國際付款方式有三種,即匯付付款方式、托收付款方式和信用證付款方式。
  1.如果是T/T付款的客戶,要確認定金已經到賬。TT付款方式是以外匯現金方式結算,由客戶將款項匯至公司指定的外匯銀行賬號內,可以要求貨到后一定期限內匯款。
  2.如果是放帳的客戶,或通過銀行D/P,D/A等方式收匯等,需經理確認。
  3.如果是L/C付款的客戶,通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到,收到L/C后業務員和單證員應分別審查信用證,檢查是否存在錯誤,交貨期能否保障,及其他可能的問題,如有問題應立即請客戶改證。
  這里著重介紹信用證付款方式,落實信用證通常包括催證、審證、改證三項內容:
  1、催開信用證,如果在出口合同中買賣雙方約定采用信用證方式,買方應嚴格按照合同的規定按時開立信用證,這是賣方履約的前提。但在實際業務中,有時國外進口商在市場發生變化或資金發生短缺的情況時,往往會拖延開證。對此為保證按時履行合同,我方有必要在適當的時候,提醒對方按合同規定開立信用證,催促對方迅速辦理開證手續。特別是大宗商品交易或買方要求而特制的商品交易,更應結合備貨情況及時進行催證。必要時,也可請我駐外機構或中國銀行協助代為催證。
  2、審核信用證,要著重審核信用證中的裝運條款.
  信用證是一種銀行信用的保證文件,但銀行的信用保證是以受益人提交的單據符合信用證條款為條件的,所以,開證銀行的資信、信用證的各項內容,都關系著收匯的安全。為了確保收匯安全,收到國外客戶通過銀行開立的信用證后,應立即對其進行認真的核對和審查。信用證是依據合同開立的,信用證的內容與合同條款應該一致。但是在實際操作中,往往會出現開立的信用證條款與合同規定不符,為確保收匯和合同的順利執行,銀行及出口企業收到國外客戶通過銀行開立的信用證后,應立即對其進行認真的核對和審查。銀行著重審核開證行的資信能力、付款責任、索匯路線等方面的內容。出口商則著重審核信用證內容與買賣合同是否一致。出口方在收到信用證后,應認真審核信用證的中的有關條款,如裝運期、裝運港、目的港、結匯日期等等,尤其應注意某些特殊條款,如是否可分批裝運,是否可以轉船等等,要根據貨物出運前的實際情況決定對信用證中的有關運輸條款是否接受、修改或拒絕。
  3、修改信用證,是對已經開立的信用證中的某些條款進行修改的行為。信用證的修改可以是開證申請人提出,也可以由受益人提出。
  在實際業務中,出口企業在對信用證進行了全面細致的審核以后,當發現問題時,通常還應區別問題的性質進行處理,有的還須同銀行、運輸、保險、檢驗等有關部門取得聯系共同研究后,方能作出適當妥善的決策。一般說來,凡是屬于不符合我國對外貿易方針政策,影響合同履行和收匯安全的問題,必須要求國外客戶通過開證行修改,并堅持在收到銀行修改信用證通知書認可后才可裝運貨物;對于可改可不改的,或經過適當努力可以做到的,則可酌情處理,或不作修改,按信用證規定辦理。
  在一份信用證中有多處條款需要修改的情形是常見的。對此,應做到一次向開證人提出,否則,不僅增加雙方的手續和費用,而且對外影響也不好。其次,對于收到的任何信用證修改通知書,都要認真進行審核,如發現修改內容有誤或我方不能同意的,我方有權拒絕接受,但應及時作出拒絕修改的通知送交通知行,以免影響合同的順利履行。
  為防止作偽,便于受益人全面履行信用證條款所規定的義務,信用證的修改通知書應通過原證的通知行轉遞或通知。如由開證人或開證行徑自寄來的,應提請原證通知行證實。
  對于可接受或已表示接受的信用證修改書,應立即將其與原證附在一起,并注明修改次數,這樣可防止使用時與原證脫節,造成信用證條款不全,影響及時和安全收匯。

  七.下達生產通知/備貨:
  備貨,是出口公司根據合同或信用證規定,向廠家或倉儲部門下達訂單,要求其按訂單對貨物進行清點、核對、加工整理等。業務部在確定交貨期后,滿足上述情況可下達生產通知,通知工廠按時生產:
  備貨的主要核對內容如下:
  1、貨物品質、規格,應按合同的要求核實。
  2、貨物數量:保證滿足合同或信用證對數量的要求。
  3、備貨時間:應根據信用證規定,結合船期安排,以利于船貨銜。


  八.包裝/刷口麥
  根據貨物的不同,來選擇包裝形式(如:紙箱、木箱、編織袋等)。不同的包裝形式其包裝要求也有所不同。
  1、一般出口包裝標準:根據貿易出口通用的標準進行包裝。
  2、特殊出口包裝標準:根據客戶的特殊要求進行出口貨物包裝。
  3、貨物的包裝和口麥頭(運輸標志):應進行認真檢查核實,使之符合信用證的規定。

  九.驗貨
  1.在交貨期前一周,要通知公司驗貨員驗貨。
  2.如果客戶要自己或指定驗貨人員來驗貨的,要在交貨期一周前,約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。
  3.如果客戶指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的,要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系,預約驗貨時間,確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。

  十.制備基本文件:
  按照PO以及工廠提供的裝箱資料,制作出口合同,出口商業發票,裝箱單等文件(應由業務跟單員制作,交給單證員)。

  十一.商檢/報驗:
  辦好申請報驗和領證工作.凡列入商檢機構規定的“種類表”中的商品以及根據信用證貿易合同規定由中國進出口商品檢驗局檢驗出證的商品,均需在出口報關前填寫“出口檢驗申請書”申請商檢.在貨物備齊以后,就應向商檢局申請檢驗,只有取得商檢局發給的合格檢驗證書,海關才準放行,凡檢驗不合格的貨物,一律不準出口。
  應注意在給工廠下訂單時要說明商檢要求.提供出口合同,發票等商檢所需資料。而且要通知工廠將來產品的出口口岸,便于工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。


  十二.租船訂倉和配載
  1.如果跟客戶簽訂的合同是FOB CHINA條款,通??蛻魰付ㄟ\輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯系,告知發貨意向,了解將要安排的出口口岸,船期等情況,確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前,以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知(SHIPPING ORDER),通常在開船一周前可拿到定倉紙。
  2.如果是由賣方支付運費,應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期,運價,開船口岸等。經比較,選擇價格優惠,信譽好,船期合適的船公司,并告訴業務員通告給客戶。開船前兩周書面定倉,程序同上。
  3.如果貨物不夠一個柜,需走散貨時,向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時,還要了解截關時間,入倉報關要求等內容。
  4.向運輸公司定倉時,一定要傳真書面定倉紙,注明所定船期,柜型及數量,目的港等內容,以避免差錯。
  5.查看船期表,填寫出口貨物托運單。即可向貨運代理辦理委托訂艙手續。
  6.貨運代理根據貨主的具體要求按航線分類整理后,及時向船公司或其代理訂艙。當船公司或其代理簽出裝貨單,定艙工作即告完成,就意味著托運人和承運人之間的運輸合同已經締結.

  十三.投保
  貨物訂妥艙位后,屬賣方保險的,即可辦理貨物運輸險的投保手續。在履行CIF出口合同時,賣方在裝船之前,應按照買賣合同或信用證的規定及時辦理投保手續。出口商品的投保一般都是逐筆辦理的,在投保時,應將貨物名稱、保額、運輸路線、投保險別等一一列明。保險公司接受投保后,即簽發保險單或保險憑證。
  通常雙方在簽定《購貨合同》中已事先約定運輸保險的相關事項。常見的保險有海洋貨物運輸保險、陸空郵貨運輸保險等。其中,海洋運輸貨物保險條款所承保的險別,分為基本險別和附加險別兩類:
 ?。?)基本險別有平安險(Free from Paricular Average-F.P.A)、水漬險(With Average or With Particular Average-W.A or W.P.A)和一切險(All Risk-A.R.)三種。
 ?。?)附加險別。附加險別有一般附加險和特別附加險兩種類型。


  十四.安排拖柜:
  1.貨物做好并驗貨通過后,委托拖車公司提柜,裝柜。拖車公司應選擇安全可靠,價格合理的公司簽定協議長期合作,以確保安全及準時。
  要給拖車公司傳真以下資料:定倉確認書/放柜紙,船公司,定倉號,拖柜委托書,注明裝柜時間,柜型及數量,裝柜地址,報關行,及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜,要專門聲明,不能晚到。并要求回傳一份上柜資料,列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等
  2.傳真一份裝車資料給工廠,列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。
  3.要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部,列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等,并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

  十五.集中港區
  洽妥船舶或艙位后,貨方應在規定的時間內將符合裝船條件的出口貨物發送到港區內的指定的倉庫或貨場,以便順利裝船作業。
  當船舶到港,裝貨計劃確定后,按照港區進貨通知并在規定的期限內,由托運人辦妥集運手續,將出口貨物及時運至港區集中,等待裝船,做到批次清,件數清,標志清。要特別注意與港區,船公司以及有關的運輸公司或鐵路保持密切聯系.
  向港區集中時,應按照卸貨港的先后和貨物積載順序發貨,以便按先后次序裝船。對出口大宗貨物,可聯系港區提前發貨。有船邊現裝條件的貨物,也可按照裝船時間將貨物直送港區船邊現裝,以節省進倉出倉手續和費用。對危險品、重大件、冷凍貨或鮮活商品、散油等需特殊運輸工具、起重設備和艙位的,應事先聯系安排好調運、接卸、裝船作業。發貨前要按票核對貨物品名、數量、標記、配載船名、裝貨單號等項,做到單、貨相符和船、貨相符。要注意發貨質量,發現有包裝破損或殘損時,應由發貨單位負責修理或調換。

  十六.報檢換單


  十七.報關

  貨物集中港區后,發貨單位必須向海關辦理申報出口手續。由發貨單位專業持有報關證人員備妥出口貨物報關單,連同裝貨單、發票、裝箱單(或磅碼單)、商檢證、出口結匯核銷單、出口貨物合同副本及有關單證向海關申報出口,經海關官員檢查單證和貨物,確認單貨相符和手續齊備后,即在裝貨單上加蓋放行章。經海關查驗放行的出口貨物,方能開始裝船。有四個環節:申報、查驗、征稅、放行
  一般在拖柜同時就將報關所需資料交給合作報關行,委托做商檢通關換單及出口報關。通常要給報關留出兩天時間(船截關前)。委托報關時,應提供一份裝柜資料,內容包括所裝貨物及數量,口岸,船公司,定倉號,柜號,船開截關時間,拖車公司,柜型及數量,本公司的聯系人和電話等。

  十八.交接
  發貨單位現場工作人員要嚴格按照港口規章,及時與港方倉庫、貨場辦妥交換手續,做好現場記錄,劃清船、港、貨三方面的責任。

  十九.裝船
  海關放行后,發貨單位憑海關加蓋放行章的裝貨單與港務部門和理貨人員聯系,查看現場貨物并做好裝船準備,
  在裝船前,理貨員代表船方,收集經海關放行貨物的裝貨單和收貨單,經過整理后,按照積載圖和艙單,負責點清貨物,逐票分批接貨裝船。
  港口裝卸作業區負責裝貨,并按照安全積載的要求,做好貨物在艙內的堆碼、隔墊和加固等工作。
  裝船過程中,托運人委托的貨運代理應有人在現場監裝,隨時掌握裝船進度并處理臨時發生的問題。裝貨完畢,理貨組長要與船方大副共同簽署收貨單,交與托運人。監裝人員對一級危險品、重大件、貴重品、特種商品和駁船來貨的船邊接卸直裝工作,要隨時掌握情況,防止接卸和裝船脫節。


  二十.發裝運通知
  對合同規定需在裝船時發出裝船通知的,應及時發出,特別是由買方自辦保險的。如因賣方延遲或沒有發出裝船通知的,致使買方不能及時或沒有投保而造成的損失的,賣方應承擔責任。貨物裝船后,出口方應及時地向國外方發出“裝運通知”及相關證明,以便對方準備付款、贖單、辦理進口報關和接貨手續。
  裝運通知:一般是要求在開船后幾天之內, 通知客戶發貨的細節,裝船通知的內容一般有:訂單號或合同號、信用證號、數量、總值、嘜頭、包裝件數、目的港代理人、船名、航次、預計開航日和預定到達日等。

  二十一.支付運費
  船公司為正確核收運費,在出口貨物集中港區倉庫或庫場后申請商檢機構對其衡量。凡需預付運費的出口貨物,船公司或其代理人必須在收取運費后發給托運人運費預付的提單。如屬到付運費貨物,則在提單上注明運費到付,由船公司卸港代理在收貨人提貨前向收貨人收取。

  二十二.收單
  即獲得運輸文件:
  1.最遲在開船后兩天內,要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按L/C或客戶的要求來做,并給出正確的貨物數量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
  2.督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后,向船公司書面確認提單內容。如果提單需客戶確認的,要先傳真提單樣板給客戶,得到確認后再要求船公司出正本。
  3.及時支付運雜費,付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。
  裝船完畢,由船長或大副根據裝貨的實際情況簽發大副收據,將大副簽發的收貨單交原發貨單位,出口企業可以憑此單據向船公司或其代理人換取海運提單。
  1.提單是出口商辦理完出口通關手續、海關放行后,由外運公司簽出、供進口商提貨、結匯所用單據。
  2.所簽提單根據信用證所提要求份數簽發,一般是三份。出口商留二份,辦理退稅等業務,一份寄給進口商用來辦理提貨等手續。
  3.進行海運貨物時,進口商必須持正本提單、箱單、發票來提取貨物。(須由出口商將正本提單、箱單、發票寄給進口商。)


  二十三.制單結匯
  交單指出口人(信用證的受益人)在信用證到期前和交單期限內向指定銀行提交符合信用證條款規定的單據。這些單據經銀行確認無誤后,根據信用證規定的付匯條件,由銀行辦理出口結匯。
  貨物裝運后,進出口公司即應按照信用證的規定繕制和備妥各種單據,包括匯票、出口發票、運輸單據和保險單以及其它合同或信用證規定的所需結匯單證單據。在信用證規定的交單有效期內,將各種單據和必要的憑證送交指定的銀行辦理要求付款、承兌或議付手續,并在收到貨款后向銀行進行結匯。我國出口結匯的辦法有3種:收妥結匯、押匯和定期結匯。
 ?。?)采用L/C收匯的,應在規定的交單時間內,備齊全部單證,并嚴格審單,確保沒有錯誤,才交銀行議付。
 ?。?)采用T/T收匯的,在取得提單后馬上傳真提單給客人付款,確認收到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。
 ?。?)如果T/T收匯的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客戶。
  *由于電子化的高速發展,電匯(TELEGRAPHIC TRANSFER(T/T))、票匯(DEMAND DRAFT(D/D))、信匯(MAIL TRANDFER(M/T))等方式,現在匯款主要使用電匯方式
  *在我國出口業務中,使用議付信用證比較多。對于這種信用證的出口結匯辦法,主要有三種:“收妥結匯”、“定期結匯”和“買單結匯”。
  “收妥結匯”,又稱“先收后結”,是指議付行收到受益人提交的單據,經審核確認與信用證條款的規定相符后,將單據寄給國外付款行索匯,等付款行將外匯劃給議付行后,議付行再按當日外匯牌價結算成人民幣交付給受益人。
  “定期結匯”是指議付行在收到受益人提交的單據經審核無誤后,將單據寄給國外銀行索償,并自交單日起事先規定期限內將貨款外匯結算成人民幣貸記受益人帳戶或交付給受益人。
  “買單結匯”,又稱出口押匯或議付,是指議付行在審核單據后確認受益人所交單據符合信用證條款規定的情況下,按信用證的條款買入受益人的匯票和/或單據,按照票面金額扣除從議付日到估計收到票款之日的利息,將凈數按議付日人民幣市場匯價折算成人民幣,付給信用證的受益人。


  二十四.業務登記:
  每單出口業務在完成后要及時做登記,包括 電腦登記及書面登記,便于以后查詢,統計等。

  二十五.文件存檔:
  所有的文件包括PO、L/C和議付文件必須留存一整套以備


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